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QMS高级审核员面试经历

2015年02月02日来源:本站原创
 QMS高级审核员要通过面试才能升级取得资格。上个月底,我参加了CCAA组织的面试。给我的感觉,面试需要做一些准备,但也不必太紧张。我总结一下面试的经验和体会吧。


        面试前准备。我从曾经参加过面试的同事那里要了一些大纲和法规方面的资料(这些在网上是可以找到的),面试题目是拿不到的。听说考官提问都非常随机,从一本书(传说中的题库)中随便翻看,看到什么题就可能问什么题。所以如果想准备的话也不见得准备得充分。最应该熟悉和掌握的就是认证机构要求,那里有很多出题点从我经历的面试得到了验证。这些也不需要你背诵,只需要理解,会应用就行。


        面试当天安排。我中午去的考场,因为没时间看是下午第几个面试,所以提前进了备考室,也希望能从考过的学员那里听听有什么好的经验。参加面试的人,最少得有五次完整的组长经历。但是比起年长的前辈而言,我还真没有多大的把握。备考室外有我们机构的一些学员在相互商量,考官曾经问过什么,他是怎么答的,哪些自己拿不准。临考前的闲聊还真是让我受益菲浅。


       面试基本程序。在备考室里很多待考的学员在看资料、也有切磋问题的。但每次(上午或下午开考前)都有组织考试的联络员进行考试流程的基本情况讲解。大致面试流程如下:会先给你一份有问题的审核计划,然后回答考官随后提出的各类问题。全部面试时间约为四十分钟。本来我的面试安排比较靠后,不过叫到我前面的几个人当时都不在备考室(这一点也算个经验吧,如果想晚一点儿进考场就别太早在备考室里等),我就被提前叫过去等着面试了。我来说说面试的过程吧。


       我的面试题。进屋后,本以为有个自我介绍,不过两位女考官问过我的姓名后就没再问其它的,让我坐下来,我就等着。一位稍胖点的考官给了我一份审核计划,给我五分钟时间来看,然后告诉她们有什么问题。我拿过来,看了看,之前听过别的学员说过类似的几个问题逐一看过去,最后看到了审核时间安排。因为这份计划是正审,所以应该是全部门、全要素都要审到。所以我把面前桌子上的标准拿过来,一一对照,检查是否有漏审的条款,还没有看完。另外一个考官看着表问:“时间到了,怎么样,可以开始回答了么?”


       我表示同意之后,做了如下回答。这份计划存在以下几个问题(具体我没来得及数,就以“几个”问题简单加了个帽子):


       1、审核组成员分组的问题。三名审核员和一名技术专家组成的审核组,其中把实习审核员和专家作为一组,另外一个高级(兼组长身份)和审核员级别的两人作为一组,违反了实习审核员不能独立审核的要求。因为在审核现场,技术专家不能参与现场审核。这样就形成了实习审核员在独立审核若干部门和要素,这是一个问题。如果把第一组的审核员B调整到第二组就好了。
        2、专业审核员没有审核专业部门和专业条款。从审核计划上来看,审核员B是本次审核组的专业审核员,他本应该去技术部、制造部审核7.3、7.5条款而这些都由第二组的技术专家和实习审核员来完成,明显违反了认证机构规则要求。
       就这个问题,主考官打了个岔,“技术专家在专业技术上不是恰好审核了专业部门和专业条款么?”我马上反应:“专家不能实施现场审核,一般的专业技术支持可以提供,但要去审核就不符合规定要求了。所以这种安排是有问题的。”考官一直笑呵呵的,我还纳闷呢,这个规定考官难道不知道?全然不知道这是考官在下套给我,幸好我没上套。
       3、审核的范围。该份计划安排的不是生产现场审核,而是针对企业注册地址进行的审核,这也不对。企业如果生产现场和注册地不一致,应该审核实际生产服务提供地,不然就不叫现场审核了。
       4、审核的准则。企业提供的文件依据是2000版的ISO9001体系文件,而审核组是按2008版来审核,这里存在审核依据不一致的问题。现场可以与企业协商沟通,最终确认是以哪一个标准为本次审核的准则会好一些。(其实在现阶段可以先按2000版制定审核计划、实施审核。)
       5、因为这是一次初审,初审要求是全部门全要素审核。审核人日数要求为4.5个人天,实际现场审核4人天。我还没有完全看清楚是不是有漏审条款的问题。(后来我算了一下,2个级别审核员审核两天,也达到了4人天的现场审核人日数的要求,应该是没问题的。另外半天是可以通过文件审核来计算的。这个人日数符合认证机构规范要求。)


       这个关于审核计划的考题就答到这里,然后考官接着问“作为审核组长,都有哪些职责要履行。”(这个题目开始,就基本上都是从传说中的题库里出的了)这个还真的很好回答,我按照切身体会做了如下回答:


       1、企业和审核员之间的沟通联系;(如与企业沟通审核计划安排、确认审核所需的住宿交通等问题。与审核组成员进行沟通确认能否参加审核,如何实施现场审核等)
       2、现场审核过程中的资源调配;(审核计划现场需要调整时,审核任务的临时调整,各项审核重点的分配等)
       3、对于出具的不符合项进行把关、确认;
       4、编写审核报告;
       5、组织召开首、末次会;
       6、指导、辅导实习审核员等。


       接下来的问题“当审核已经结束,却发现审核员提供的某个条款证据不充分,无法评价这个要素,此时已经不可能安排人员也没有时间再进行补充审核,你该怎么办?”(大致回忆的是这么个问题)


      回答: 此时没有时间和可能进行补充审核,这可以从其他审核组成员的审核情况来推断印证,或者说,从上下流程的环节来看这个条款到底是不是符合标准要求。考官一直在提示“对,这是一种侧面验证,还有没有其它的方法?”当时脑子里有点短路,不太清楚考官希望我往哪里考虑。后来我放弃了补充的机会。


      面试过程中无意谈到“作为审核组长,应该给实习审核员哪些支持和帮助?”这也是我经历的一个体会总结。“审核组长,可以把审核过程给实习审核员做一下辅导,然后请实习审核员简单谈谈自已的审核方案,同时要求实习审核员现场审核前列出自己的审核提纲,当天审核结束后,请实习审核员谈谈审核感受和困惑,对于接下来的审核应该重点关注的审核要点要及时交待,实习审核员不应该独立审核,所以请同组的审核员随时关注;审核后提出的不符合项要进行综合考虑,确保无歧义,事实清楚、证据充分。”


      还有一个问题“你要去审核的企业,应该准备什么样的法律法规?请详述。”因为我学的机械和管理,所以进考场前问了问备考的机械专业的学员,基本上可以举出很多。但无外乎两类:适用于各类组织的如安全生产法、公司法、劳动法、劳动合同法、质量检验法、税法等;另外就是针对该组织特点的适用的法律法规。
面试气氛很轻松,自我感觉良好。其实这也得益于今年我在认证机构参加的认可委外审活动,很多考题其实关注点就是在接待外审的时候查认证机构可能的问题时暴露出来的。比如:“实习审核员不能独立审核、技术专家到底在审核服务中应该承担什么角色、审核人日数的确定、专业审核员要审核专业的问题等。”因此,我建议要备考的同学请把认证机构的要求好好看看。


       此外,还有一点就是要谦虚有度。我刚进考场报了名字后,两名考官嘀咕着:“研究生学历。”然后开门见山提到我来自于大机构,其实这些让我更谦虚。学历不能代表能力,大机构的品牌和声誉也不一定就代表我的实力。所以那些听起来让人容易飘飘然的话容易让学员骄傲,考生一定要让自己保持头脑清醒,回答问题还是要有逻辑性,态度上要自信、不卑不亢。良好的应试状态也决定了面试的成功率。我听说备考室外有个学员(年纪比较大了)一直在哆嗦(绝非病态),连考场上的工作人员都侧面暗示他的同伴“你和他聊聊天,别太紧张。”面试就是考察你的心态,你的灵活性。所以应试的学员应该有充分的信心能够通过面试。毕竟多次审核组长的经历,使得自己与各类组织的高层都交流过,考官有什么可怕的呢?祝愿面试的学员都能顺利通过考试。

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